Depuis l’entrée en vigueur de la loi des finances 2016, toutes les entreprises assujetties à la TVA doivent disposer d’une solution de caisse certifiée NF525. De quoi s’agit-il concrètement ? Pourquoi une telle disposition ? Quelles sont les sanctions encourues en cas de non-respect de la réglementation ? Et surtout comment savoir qu’une caisse est certifiée NF525 ? Dans cet article, vous trouverez toutes les informations utiles pour vous aider à faire un choix de caisse enregistreuse qui respecte les normes en vigueur.

La certification NF525, qu’est-ce que c’est ?

Il s’agit d’un certificat délivré par l’Association Française de Normalisation (AFNOR) pour attester que votre caisse enregistreuse répond bien aux normes prescrites par la loi des finances du 29 décembre 2015. Cette loi promulguée en janvier 2018 exige que toute entreprise assujettie à la TVA se dote d’un système de gestion de caisse qui conserve les données en cas de contrôle fiscal. En ce sens, les nouvelles caisses enregistreuses doivent répondre aux normes d’inaltérabilité, de sécurisation, de conservation et d’archivage des données. Le groupe AFNOR est l’un des organismes certificateurs accrédités par l’État français pour vérifier la conformité de votre caisse aux normes exigées. C’est à la suite de ce processus de vérification qu’il appose sa marque NF525 sur l’outil.

Pourquoi une telle disposition ?

Cette nouvelle disposition a pour but de lutter contre la fraude fiscale qui crée de nombreux manques à gagner à l’État. En moyenne 17 milliards d’euros étaient perdus chaque année en raison des anciennes caisses qui permettaient aux commerçants de dissimuler des recettes par des stratégies diverses. Avec les nouvelles caisses non-permissives, il n’est plus possible de modifier les tickets (condition d’inaltérabilité), d’en supprimer (sécurisation), de réaliser une action sans laisser de trace (conservation). Cette dernière condition exige en effet que tous les tickets et documents de gestion soient conservés pendant une période d’au moins six ans. L’archivage des points journaliers, mensuels et annuels avec les pièces justificatives (tickets et autres factures) est également une exigence de la loi. Tous ces documents devront être disponibles sur votre logiciel de caisse au passage de l’administration fiscale pour le contrôle. Vous devrez pouvoir aussi justifier de la certification NF525 de vos matériels. Dans le cas contraire, vous vous exposez aux sanctions prévues par la loi.

Quelles sont les sanctions encourues en cas de non-respect de la réglementation ?

En cas de non-respect de la réglementation, le contrevenant s’expose à une amende de 7500 euros par caisse non-conforme, assortie d’un délai de soixante jours pour régulariser sa situation. Au cas où l’administration fiscale se rendrait compte de documents frauduleux présentés (faux certificats ou attestations), le commerçant encourt les mêmes peines que les éditeurs de logiciels : 45 000 euros d’amende et trois ans d’incarcération.

Comment savoir qu’une caisse est certifiée NF 525 ?

Réclamez un certificat de conformité lorsque vous vous équipez d’une solution de caisse. Vous recevrez alors soit une attestation individuelle, soit un certificat de la marque NF525 ou LNE. Dans les deux derniers cas, l’éditeur a soumis son logiciel aux tests de vérification auprès des organismes accrédités qui ont certifié de sa conformité aux normes en vigueur. Lorsqu’il s’agit d’auto-certification, l’éditeur estime que sa solution de caisse respecte bien les normes et qu’il est en mesure d’en fournir les preuves. Dans tous les cas, le certificat ou attestation de conformité vous protègera devant la loi et les services fiscaux.